Quem poderia imaginar que nossas funções de monitoramento de funcionários poderiam ser usadas no departamento de vendas? Pois é, um empresário XNSPY descobriu uma ótima maneira de usar nossas funções de monitoramento para seu benefício a ponto de conseguir fechar cada uma de suas vendas. E aqui está ele, compartilhando o segredo em suas próprias palavras…
Eu sou um empreendedor. Tenho um pequeno negócio que está começando. Por conta disso, preciso brigar para ganhar clientes. Por agora, eu tenho cerca de 5 vendedores que desenvolvem o negócio para mim. Nós pesquisamos novos clientes, tentamos colocar o máximo de informações sobre o negócio no mercado e saímos para encontrá-los. Dividimos nossa clientela em Faixa 1, Faixa 2 e Faixa 3. A Faixa 1 consiste nos clientes com mais dinheiro e eu costumo lidar com eles pessoalmente. A Faixa 2, embora não tenha tanto dinheiro quanto a primeira, consiste em maior número e por isso uso a maioria de meus vendedores aqui. A Faixa 3 consiste nas empresas novas que podem render bons negócios mais tarde.
Agora, como você pode imaginar, passo a maior parte do meu tempo pessoal me encontrando com clientes que têm dinheiro. Minhas tarefas do dia-a-dia incluem reunião para fazer a agenda diária de todos meus vendedores, e então sair para me encontrar com os clientes mais importantes. Ao final do dia, nós nos reunimos no escritório para um balanço.
Como passo a maior parte do meu tempo fora do escritório, não consigo estar com a minha equipe de vendedores individualmente quando saem para encontrar clientes da Faixa 2. Isso pode ser frustrante para mim porque, como mencionei, meu negócio está começando. Então, cada pequeno contrato importa. No entanto, percebi que fui pego de surpresa tantas vezes em minha própria empresa.
Isso acabou. Eu descobri a ferramenta perfeita que tem me ajudado a estar lá em cada reunião, mesmo quando não estou fisicamente lá. O segredo? É um software de gravação de ligações chamado XNSPY. Veja um pouco mais sobre ele.
O que é
Eu já sabia que o XNSPY é basicamente um aplicativo de monitoramento de funcionários que possui cerca de 40 funções. Tecnicamente, ele pode ser usado para 40 tipos de gerenciamentos e monitoramentos diferentes. No entanto, vou focar no software de gravação de ligações porque este foi o aspecto do aplicativo que usei. É um aplicativo simples que deve ser instalado nos telefones dos funcionários. Agora, fui eu quem forneci os smartphones para que os funcionários da empresa conduzam os negócios (entrem em contato com clientes, se comuniquem entre si, etc.). Se você é adepto da política BYOD (traga seu próprio dispositivo) ou da política de provisão da empresa, você terá que ver se esse tipo de monitoramento é ideal para você. Já que eu sou o proprietário dos dispositivos, não tive reservas ou dúvidas na hora de instalar um aplicativo para gravar as ligações. Devo reiterar que uso este aplicativo para gravar somente as ligações de trabalho dos funcionários.
Como ele funciona
Uma vez que você tenha instalado o XNSPY nos telefones respectivos, você pode conectar todos em uma única plataforma. Já que você é o chefe, você terá o controle da interface onde os dispositivos se conectam. A interface é conhecida como painel de controle do XNSPY. Você deve acessá-lo através de um nome de usuário e senha únicos. Assim que o login é efetuado, você verá os dispositivos dos funcionários listados em um só lugar para sua conveniência. O aplicativo que está nos telefones basicamente grava todos os dados que você precisa os carrega no painel de controle, como uma nuvem.
Neste painel de controle, você verá uma barra lateral relacionada ao monitoramento de ligações. A partir dali você pode enviar um comando remoto ao telefone alvo para iniciar ou parar a gravação da ligação. É simples assim. Uma vez que você tenha enviado o comando, a gravação se iniciará. Você terá a opção de ouvi-la lá ou baixar um arquivo de áudio. Eu prefiro baixar os arquivos e abri-los no VLC player porque, às vezes – dependendo da qualidade da conexão – algumas ligações têm estática ou volume mais baixo de um lado. Ao baixar e abrir o arquivo no VLC, você elimina este problema e pode controlar o volume para torná-lo mais audível.
Tem mais?
Bem, agora que compartilhei meu segredo de gravação de ligações, a próxima pergunta é: o que fazer com ele? Como se certificar de que seus vendedores estão fechando negócios em todas as oportunidades?
O que a gravação vai fazer é garantir que você está ouvindo as ligações em que seus vendedores conversam com seus clientes. Você pode verificar se estão seguindo os procedimentos padrões. Você pode checar se estão sendo educados e profissionais. No caso de uma venda perdida, você pode ouvir a ligação e ver o que deu errado. Você pode apontar as áreas mais fracas para a sua equipe e dar sugestões para melhoria. Você pode usá-lo para saber também se seus funcionários estão sendo leais com você. Já ouvi muitos casos de vendedores que faziam negócios por debaixo da mesa sem trazê-lo ao patrão. A gravação de ligações evita que isso aconteça. Quando eles sabem que as ligações estão sendo monitoradas por você, eles irão seguir os procedimentos corretos.
Palavra final
Preciso dizer, desde que comecei a usar o software de gravação de ligação, minhas vendas aumentaram a olhos vistos. Isso aconteceu porque me envolvi nas checagens de qualidade e manutenção dos padrões. Desde então, eu contratei um gerente para a equipe de vendas e o treinei no monitoramento para que, conforme meu negócio cresce, eu não fique sobrecarregado com a quantidade de trabalho que tenho que fazer. Eventualmente, quero começar a usar este aplicativo para outras funções do negócio também como o monitoramento de e-mails e até mesmo rastreamento de localização para a minha equipe. Estou aprendendo a delegar e minha equipe tem respondido positivamente. Suponho que quando você tem as ferramentas corretas – como o XNSPY – as coisas começam a ficar mais fáceis. Esta é a beleza da tecnologia.
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