Hay muchas distracciones en la oficina. A esto se suman las distracciones que plantean Internet y las redes sociales. Si se quedan sin supervisión, los empleados pueden estar usando Internet innecesariamente para transmitir videos, escuchar música, jugar juegos, enviar mensajes usando aplicaciones de redes sociales, etc.

Estas actividades consumen el tiempo de los empleados y suponen una amenaza para la productividad. Esto también desperdicia el tiempo y los recursos de una organización. El uso indebido de Internet en la oficina incluye “el acceso a contenido inapropiado, como material pornográfico, sitios de apuestas en Internet, casinos virtuales o sitios que proporcionan descarga de música o video ilegal”. Obviamente, el mal uso de Internet hace que las empresas pierdan miles de millones de dólares al año.

El dilema entre la privacidad y la productividad

Es comprensible que las organizaciones quieran invertir en un sistema de supervisión de empleados. Sin embargo, también hay un debate en curso sobre cuánto el monitoreo de empleados es apropiado y qué prácticas lo hacen cuestionable.

Compañías como Walmart, Gartner, Amazon y otras están buscando invertir en sistemas de monitoreo de empleados que son bastante controversiales. En 2018, Walmart patentó un sistema de monitoreo de empleados que registra las conversaciones entre empleados y clientes. El archivo de audio podría utilizarse para determinar si los empleados saludan a los clientes o no. Las organizaciones a menudo toman medidas extremas para controlar a sus empleados. De lo que no se dan cuenta es de que demasiada supervisión puede hacer que los empleados desconfíen de una organización. Además, va en contra de los derechos de los trabajadores.

Las grandes corporaciones tienden a explotar a los empleados. El año pasado, Amazon patentó una pulsera que vibra cuando una tarea se realiza incorrectamente. Aunque estas pulseras no se utilizan actualmente, estas prácticas pueden ser francamente desagradables. La microgestión de los empleados hasta un punto en que les resulta difícil sentirse como seres humanos no es la forma correcta de controlarlos. Según los empleados de Amazon, la compañía ha utilizado tecnología similar para llevar un registro de su paradero y no les sorprende que estas pulseras se utilicen en el futuro.

Debido a la vigilancia en general, la gente en nuestros tiempos se ha preocupado por su privacidad en las esferas privada y pública. Los gobiernos, oficinas, tiendas minoristas, centros comerciales, lugares de trabajo y redes sociales recopilan datos diariamente. Estos datos pueden decir todo sobre nosotros. Por lo tanto, las preocupaciones de que estos datos caigan en manos equivocadas son perfectamente válidas.

Por otro lado, los empleados de Three Square Market se ofrecieron como voluntarios para que se les implantaran microchips bajo la piel. El microchip, tan pequeño como un grano de arroz, fue implantado entre los dedos índice y pulgar. Con el chip, los empleados pueden entrar y salir del edificio usando RFID, hacer pagos por su almuerzo, etc. Hasta 50 de los 80 empleados estuvieron de acuerdo con este tipo de vigilancia. Esto muestra que, cuando una organización es transparente sobre su sistema de monitoreo de empleados, ayuda a crear un sentido de lealtad con la organización. A pesar de que tal tecnología podría ser utilizada en el futuro para propósitos más siniestros, los empleados del mercado de Three Square aceptaron el procedimiento de todos modos.

Lennon Ray Brown, un antiguo empleado de Citibank, fue encarcelado durante 21 meses por dañar las computadoras de la empresa. Abundan los ejemplos como este. El software de supervisión de empleados garantiza que los empleados sean leales a su organización. Usando una aplicación de monitoreo, las empresas pueden estar seguras de que sus empleados no están filtrando secretos de la compañía a sus competidores. También asegura que los empleados no dañen las operaciones de la empresa de ninguna manera. Por lo tanto, un software de monitoreo de empleados puede ayudar a filtrar a los empleados desleales.

Cómo puede impulsar la productividad una app de monitoreo

A pesar de lo que las grandes corporaciones están haciendo, hay evidencia de que los sistemas de monitoreo de empleados son beneficiosos. Los datos recopilados sobre un empleado pueden mejorar su productividad. Además, el 65% de los empleados desearían recibir más feedback del que reciben actualmente. Con las capacidades de aprendizaje automático y de IA, una organización puede transformar datos sin sentido en información útil para sus empleados. Además de esto, los datos pueden ayudar a las empresas a determinar las horas pico de producción de los empleados. Por lo tanto, los datos proporcionan información valiosa. Estos conocimientos se pueden compartir con los empleados para ayudarles a mejorar. También puede mejorar la productividad al analizar las tareas que drenan energía y que deben realizarse a una hora específica del día.

La opción de trabajo a distancia permite a los empleados tener libertad para gestionar su propio horario. Sin embargo, para una empresa, es difícil controlar y gestionar a los empleados remotos. En tal escenario, un sistema de monitoreo de empleados puede beneficiar a ambos. Además de supervisar lo que hace un empleado, las empresas también pueden determinar el estado de las tareas individuales. Por lo tanto, cierra la brecha de comunicación a la que se enfrentan muchos empleados remotos.

Además de aumentar la productividad en la oficina, un sistema de control de los empleados también es beneficioso para la seguridad de la empresa. Por ejemplo, un sistema de supervisión de empleados, como un sistema de videovigilancia, puede proporcionar seguridad contra el robo interno. Además, garantiza que los recursos de la empresa se utilicen de forma adecuada.

Los sistemas automatizados de tiempo y asistencia, como los sistemas biométricos, proporcionan marcas de tiempo exactas. Este sistema también puede ahorrar recursos a la empresa. Los límites de lo que un sistema de monitoreo de empleados puede hacer están limitados por nuestra imaginación. Si se utiliza de la manera correcta, también puede proporcionar beneficios a los empleados.

Qué pueden y qué no pueden monitorear las empresas

Sin embargo, la supervisión de empleados sólo puede producir resultados cuando se implementan dentro del límite legal. Las decisiones legales sobre el control de empleados dependen de la legislación que se aplica en cada país. En algunos países se permiten determinados sistemas de supervisión de los empleados, mientras que en otros están prohibidos. Sin embargo, en la mayoría de los estados, un empleador necesita permiso del empleado para monitorearlos.

Lo siguiente debe dar una idea de lo que las empresas pueden y no pueden monitorear:

Pueden monitorear:

·         La propiedad y el equipo de la empresa, que incluye ordenadores, laptops y teléfonos móviles.

·         Las pulsaciones de teclas hechas con un ordenador portátil.

·         Monitoreo de correos electrónicos

·         Monitoreo de pantalla

·         El uso de Internet proporcionado por la empresa

·         Descargas de software

·         Documentos y archivos almacenados en los sistemas de la empresa

·         Localización GPS de un vehículo de propiedad de la empresa

No pueden monitorear:

• El dispositivo personal del empleado
• Cuenta de redes sociales del empleado
• Actividades durante su tiempo libre

Una organización debe ser responsable de las herramientas de seguimiento de los empleados a su disposición. Debe ser transparente en cuanto al sistema de control de los empleados en vigor. El ejemplo de Three Square Market demuestra que los empleados están dispuestos a participar en su propio monitoreo cuando se les da esa opción. Esto crea lealtad y, a largo plazo, promueve la retención de los empleados.

Hay una variedad de software de monitoreo de empleados a su disposición. El software de supervisión de empleados le permite gestionar equipos, supervisar la actividad de los empleados y garantizar la seguridad de una organización.

Muchas organizaciones utilizan herramientas de videovigilancia y GPS para rastrear el paradero de sus empleados. Este software puede instalarse fácilmente en dispositivos digitales como un smartphone o una tablet. Mientras el dispositivo pertenezca a la organización, es totalmente legal y seguro instalar dicho software. Sin embargo, en el caso de que el dispositivo pertenezca al empleado, es ilegal instalarlo y rastrearlo.

El monitoreo de la pantalla también puede permitir a las empresas estar al tanto de la actividad de los empleados. De este modo, pueden determinar si sus empleados están activos o inactivos.

La supervisión de los empleados es una función esencial de una organización. Sin esto, las empresas no pueden determinar el calibre y el nivel de habilidad de sus empleados. También permite a los empleados ser conscientes de la calidad de su trabajo para mejorarla. Sin ello, dan igual los controles y balances de contabilidad con los que cuente para el crecimiento de su negocio.